Soft Service Coordinator

Key Responsibilities

Property & Tenant Management • Serve as the primary point of contact for all sub-tenant inquiries, requests, and escalations • Build and maintain strong relationships with sub-tenants, property management teams, and landlords • Ensure compliance with lease terms and legal requirements across the portfolio • Coordinate service visits with property management representatives and approved vendors • Drive high standards and consistency in lease requirement management • Monitor tenant satisfaction and proactively address concerns

Workplace Operations • Provide exceptional hospitality and support for guests, visitors, and team members • Resolve facility-related issues including janitorial services, conference room management, workstation support, and interior/exterior furnishings and equipment • Coordinate and schedule maintenance activities to meet defined Service Level Agreements (SLAs) • Collaborate with internal departments (IT, Security, Kitchen, Real Estate) to ensure high-quality project completion • Ensure facility compliance with local building, health, safety, and fire codes • Develop and implement operational procedures and standard operating practices • Identify and present monthly cost-saving opportunities and operational improvements

Vendor & Contract Management • Manage facility contracts as the client's designated managing agent • Coordinate vendor discussions regarding goal setting, performance criteria, and reviews • Maintain strong relationships with suppliers and service providers • Monitor service delivery quality and contractor performance

Administrative & Event Support • Coordinate special events for clients and JLL initiatives • Handle mail services including pickup, delivery, postage preparation, and courier coordination • Support various administrative tasks to ensure smooth daily operations • Assist with workplace technology integration and facility improvements

Client Relations & Business Development • Represent JLL and clients professionally in the local and regional business community • Promote JLL's reputation and capabilities to prospective tenants and clients • Lead efforts to monitor and enhance customer satisfaction • Serve as brand ambassador for facility management excellence

Experience & Education • Minimum 2 years of experience in facilities management, property management, or related field • Demonstrated experience in customer service and relationship management • Background in vendor management and contract coordination preferred

Technical Skills • Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) • Experience with facility management systems and technologies • Interest in continuous improvement and emerging workplace technologies

Core Competencies • Excellent interpersonal, communication, and organizational abilities • Outstanding customer service orientation with problem-solving mindset • Strong multitasking capabilities with ability to work independently • Professional demeanor with excellent written and verbal communication skills • Ability to work effectively both independently and as part of a remote team • Self-motivated with capability to work without direct supervision

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Responsabilità Principali

Gestione Immobili e Inquilini • Fungere da punto di riferimento principale per tutte le richieste, necessità ed escalation degli/delle sub-inquilini/e • Costruire e mantenere relazioni solide con inquilini/e, team di gestione immobiliare e proprietari/e • Garantire la conformità ai termini di locazione e ai requisiti legali dell'intero portafoglio • Coordinare le visite di assistenza con rappresentanti della gestione immobiliare e fornitori autorizzati • Promuovere standard elevati e coerenza nella gestione dei requisiti di locazione • Monitorare la soddisfazione degli/delle inquilini/e e affrontare proattivamente le preoccupazioni

Operazioni Workplace • Fornire ospitalità e supporto eccezionali per ospiti, visitatori/visitatrici e membri del team • Risolvere problematiche relative alle strutture inclusi servizi di pulizia, gestione sale conferenze, supporto postazioni di lavoro, arredi ed equipaggiamenti interni/esterni • Coordinare e programmare attività di manutenzione per rispettare gli Accordi di Livello di Servizio (SLA) definiti • Collaborare con dipartimenti interni (IT, Sicurezza, Cucina, Real Estate) per garantire completamento progetti di alta qualità • Assicurare la conformità delle strutture ai codici edilizi, sanitari, di sicurezza e antincendio locali • Sviluppare e implementare procedure operative e pratiche operative standard • Identificare e presentare opportunità mensili di riduzione costi e miglioramenti operativi

Gestione Fornitori e Contratti • Gestire contratti delle strutture come agente di gestione designato/a del cliente • Coordinare discussioni con fornitori riguardo definizione obiettivi, criteri di performance e revisioni • Mantenere relazioni solide con fornitori e prestatori/prestatrici di servizi • Monitorare qualità dell'erogazione servizi e performance dei/delle contractor

Supporto Amministrativo ed Eventi • Coordinare eventi speciali per clienti e iniziative JLL • Gestire servizi postali inclusi ritiro, consegna, preparazione affrancatura e coordinamento corrieri • Supportare varie attività amministrative per garantire operazioni quotidiane fluide • Assistere con integrazione tecnologie workplace e miglioramenti strutturali

Relazioni Clienti e Sviluppo Business • Rappresentare JLL e clienti professionalmente nella comunità imprenditoriale locale e regionale • Promuovere reputazione e capacità JLL a potenziali inquilini/e e clienti • Guidare sforzi per monitorare e migliorare la soddisfazione della clientela • Servire come brand ambassador per l'eccellenza nella gestione strutturale

Esperienza e Formazione • Minimo 2 anni di esperienza in gestione strutture, gestione immobiliare o settore correlato • Esperienza comprovata in servizio clienti e gestione relazioni • Background in gestione fornitori e coordinamento contratti preferibile

Competenze Tecniche • Competenza in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) • Esperienza con sistemi e tecnologie di gestione strutture • Interesse nel miglioramento continuo e tecnologie workplace emergenti

Competenze Fondamentali • Eccellenti capacità interpersonali, comunicative e organizzative • Eccezionale orientamento al servizio clienti con mentalità problem-solving • Forti capacità multitasking con abilità di lavorare autonomamente • Comportamento professionale con eccellenti capacità comunicative scritte e verbali • Capacità di lavorare efficacemente sia autonomamente che come parte di un team remoto • Auto-motivato/a con capacità di lavorare senza supervisione diretta.

Location: Latina