OBJECTIVE OF THE OFFICE/DEPARTMENT
This is a requisition for employment at the Pan American Health Organization (PAHO)/Regional Office of the World Health Organization (WHO)
Contractual Agreement:
Non-Staff - National PAHO ConsultantJob Posting:
November 3, 2025Closing Date:
November 15, 2025, 11:59 PM Venezuela TimePrimary Location:
Caracas, VenezuelaOrganization:
VEN VenezuelaSchedule:
Full timePURPOSE OF CONSULTANCY
This requisition is for a consultancy at the Pan American Health Organization (PAHO)/Regional Office of the World Health Organization (WHO).DESCRIPTION OF DUTIES:
Lugar de trabajo:
El (la) consultor/a deberá trabajar presencialmente en la oficina de OPS/OMS en Caracas, Venezuela.
Periodo de la consultoría: 20 noviembre 2025 – junio 2026
Contexto Organizacional/Objetivo:
Las funciones de apoyo a las adquisiciones/compras abarcan todo el espectro de actividades de compra. Estas funciones suelen implicar la interpretación y aplicación de normas y procedimientos complejos de adquisición de suministros y equipos médicos, la recomendación de proveedores preferentes, la impartición de la formación pertinente y la orientación del personal de apoyo en la prestación de servicios. Las decisiones se refieren a la planificación de los procesos necesarios, la recomendación de medidas adecuadas y la preparación de la documentación, lo cual afecta a la eficacia de los servicios. Se mantienen contactos frecuentes con el personal de toda la oficina, así como amplios contactos externos, para proporcionar o recopilar información diversa, garantizar un entendimiento común y aclarar o resolver acuerdos operativos sobre cuestiones o servicios importantes para la Organización.
El objetivo de esta consultoría es apoyar a la organización a optimizar sus procesos de adquisición y gestión de proveedores, reduciendo costos, mejorando la eficiencia y maximizando el valor de las compras, siguiendo un enfoque estructurado para determinar las necesidades, solicitar propuestas, evaluar ofertas, seleccionar proveedores, gestionar contratos y efectuar revisiones. Implementar acciones correspondientes a procesos específicos de compras nacionales, internacionales, procesos de nacionalización y distribución de insumos, medicamentos y equipos, entre otros procesos de adquisiciones. Los procesos se adhieren a nuestros principios fundamentales de competitividad, transparencia, rendición de cuentas y uso óptimo de los recursos logrando alcanzar los objetivos organizacionales de forma más eficiente y rentable.
Funciones para el alcance de los productos de la consultoría:
Bajo la supervisión directa de la Administradora de la OPS/OMS para Venezuela, y en contacto directo con la oficial de compra, el titular colaborará en la gestión de compras nacionales, internacionales y procesos de nacionalización, con el fin de facilitar la ejecución de los programas y proyectos de cooperación técnica de la Representación de OPS/OMS en Venezuela. En este marco, el titular es responsable, entre otras, de las siguientes funciones: En este marco, el consultor/a desempeñara las siguientes funciones:
a) Apoyar a la representación de OPS/OMS en el procesamiento, revisión y análisis de solicitudes de adquisiciones locales e internacionales; preparar órdenes de compra, contratos, enmiendas, facturas proforma y otros documentos de adquisición o envío de correspondencia según lo requerido;
b) Preparar solicitudes de cotizaciones o invitaciones a licitar; verificar la disponibilidad de fondos; obtener las aprobaciones necesarias; calcular y tramitar exenciones fiscales, licencias de exportación, despachos de aduana, etc.; Asegurar que las compras internacionales cumplan con las regulaciones aduaneras, comerciales y de producto de los países involucrados.
c) Apoyar la recolección, consolidación y presentación de tablas comparativas para la aprobación de la gerencia, analizar ofertas, registrar adecuadamente las "no presentaciones" si es necesario, incluida la aceptabilidad de los términos y condiciones de las solicitudes, como fecha de entrega, requisitos de envío, etc.;
d) Registrar la entrada y entrega de suministros y equipos; tomar las medidas apropiadas si los bienes / servicios tienen su fecha de entrega retrasada, verificar el estado de los bienes; iniciar solicitudes de reclamaciones de seguros sobre bienes perdidos o dañados; proceso de sustitución o reparación de mercancías;
e) Realizar el registro de franquicias para la obtención de la exoneración de impuestos para compras internacionales, gestionar los documentos de nacionalización para la importación de productos y equipos médicos.
f) Realizar procesos de selección para el servicio de distribución de insumos, equipos médicos y/o medicinas.
g) Realizar otras tareas relacionadas con las adquisiciones, tales como: responder consultas de proveedores o solicitantes con respecto a solicitudes de cotizaciones o invitaciones a licitar; mantener los archivos de control y de proveedores y un sistema de seguimiento para asegurar acciones oportunas sobre adquisiciones en proceso; ayudar a otros miembros del personal de la Oficina con cualquier asunto relacionado con las adquisiciones.
h) Asistir con el fortalecimiento de prácticas ecológicas; integrar principios éticos, sostenibles y socialmente conscientes en la gestión de compras y la cadena de suministro; velar que el proceso de adquisiciones de bienes y servicios minimice los daños ambientales, reduciendo las huellas de carbono.
i) Contribuir a la búsqueda e incorporación de proveedores al roster de compras, que sean empresas inclusivas o que empleen a personas con discapacidad
j) Identificar y gestionar los riesgos asociados a las compras, como fluctuaciones en los mercados, calidad de los proveedores, tiempos de entrega, calidad de los bienes y/o servicios, etc.
Productos:
Pagaderas una vez que el Gerente del Proyecto certifique que el consultor ha finalizado satisfactoriamente los productos acordados, de acuerdo con la definición que figura a continuación.
PRODUCTO 1:
Ítem 1A.
- Reporte I con las necesidades de compras nacionales e internacionales previstas para los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO, incluir estado de las necesidades/solicitudes y un plan de trabajo para organizar la respuesta.
- Reporte de franquicias elaboradas y/o a ser elaboradas relacionadas con compras internaciones de los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO.
Ítem 1B.
- Reporte del estado sobre la elaboración de términos de referencia consensuado para compras nacionales e internacionales de los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO.
- Informe de análisis y estado de cotizaciones y/o invitaciones a licitar para los procesos de compra de insumos, medicinas, equipos médicos, etc., para los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO.
PRODUCTO 2:
Ítem 2A.
- Reporte II actualización de las necesidades de compras previstos para los proyectos proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO, incluir estado de las solicitudes (completados, en curso, canceladas), cambios resultantes por indicaciones del área técnica, alertas/desafíos/recomendaciones y cronograma para el logro de los objetivos. - Reporte II actualizado de franquicias elaboradas y/o a ser elaboradas relacionadas con compras internaciones de los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO al 25/01/2026.
Ítem 2B.
- Reporte I al 25/01/2026 de monitoreo de las emisiones, enmiendas y cierre de las órdenes de compra resultantes de los procesos de licitación y compras realizados y/o por indicación del gerente de proyecto.
- Estado de cotizaciones y de adjudicación realizados para compras mayores y menores a 5K.
PRODUCTO 3:
Ítem 3A.
- Reporte I (al 27/02/2025) sobre tiempo de ciclo de adquisición: desde la demanda inicial hasta la recepción del bien o servicio, identificación de los desafíos, nudos críticos, riesgos, puntos de mejora, recomendaciones.
Ítem 3B.
- Análisis I de proveedores (periodo noviembre 2025 a febrero 2026) que incluya:
- Desempeño de proveedores sobre el cumplimiento de plazos, calidad de productos y estabilidad contractual (periodo noviembre a febrero 2026).
- Identificación de nudos críticos para reducir riesgos de incumplimiento por los proveedores locales e internacionales.
PRODUCTO 4:
Ítem 4A.
- Reporte III actualización de las necesidades de compras previstos para los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO, incluir estado de las solicitudes (completados, en curso, canceladas), cambios resultantes por indicaciones del área técnica, alertas/desafíos/recomendaciones y cronograma para el logro de los objetivos. - Reporte III actualizado de franquicias elaboradas y/o a ser elaboradas relacionadas con compras internaciones de los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO al 31/03/2026.
Ítem 4B.
- Reporte II (al 31/03/2026) de monitoreo de las emisiones, enmiendas y cierre de las órdenes de compra resultantes de los procesos de licitación y compras realizados y/o por indicación del gerente de proyecto.
- Estado de cotizaciones y de adjudicación realizados para compras mayores y menores a 5K.
PRODUCTO 5:
• Reporte I análisis de los tiempos requeridos del proceso de compras de los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO, que incluya:
- Determinación del tiempo observado promedio por actividad, así como el tiempo total requerido para cumplir el proceso completo de compras bajo condiciones normales y por emergencias. Incluir comparación entre tiempos actuales y tiempos deseados o estándares. Identificación de factores externos que impactan la velocidad del proceso.
- Análisis y hallazgos sobre nudos críticos (contingencias, procesos, recursos, actividades con retrasos, excesos o ineficiencias, otros.) y recomendación de ajustes.
- Reporte de monitoreo al 15/05/2026 de procesos de licitación y compras para los proyectos de contribuciones voluntarias, ECHO, el estado de estos, así como el estado de órdenes de compra procesadas y en curso.
PRODUCTO 6:
Ítem 6A.
- Reporte final con el estado de las compras de los proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO (completados, en curso, enmiendas, canceladas y cerradas), alertas/desafíos/recomendaciones.
- Reporte final de franquicias elaboradas y/o a ser elaboradas relacionadas con compras internaciones de los proyectos proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO al 26/06/2026
Ítem 6B.
Informe final de la consultoría que incluya:
- Propuestas para optimizar tiempos de procesos, automatización.
- Estrategias para minimizar riesgos y retrasos en respuesta de compras para proyectos de emergencia.
- Sugerencias para mejorar la gestión de compras locales e internacionales futuras. - Diagrama de flujo o secuencia de actividades contemplados en el proceso de compras para los proyectos proyectos de contribuciones voluntarias , ECHO.
Habilidades/Competencias:
· Actitud general en el trabajo: Mantiene la integridad y adopta un enfoque y una postura éticos claros; demuestra compromiso con el mandato de la Organización y promueve los valores de la Organización en el trabajo y el comportamiento diarios; es responsable del trabajo realizado de acuerdo con su propio rol y responsabilidades; es respetuoso y confiable hacia colegas y contrapartes. Alta actitud por el trabajo que evidencie el desempeño con integridad, ética, compromiso con la Organización y los objetivos acordados con el MPPS y otras contrapartes.
· Respetar y promover las diferencias individuales y culturales: Relacionarse bien con la diversidad de los demás y aprovechar dicha diversidad. Trata a todas las personas con dignidad y respeto. Se relaciona bien con personas de diferentes culturas, género, orientaciones, antecedentes y/o posiciones; examina su propio comportamiento para evitar respuestas estereotipadas; Considera los problemas desde la perspectiva de los demás y valora su diversidad. Respeto a las diferencias individuales y culturales, demostrando en todo momento trato a las personas con dignidad, sin estigma o discriminación independientemente de su género, orientación sexual, posición política, evitando en todo momento respuestas indebidas.
· Trabajo en equipo: Colabora y coopera con otros. Trabaja en colaboración con los miembros del equipo y sus contrapartes para lograr y construir una buena relación; Disposición y asertividad en las relaciones interpersonales y organizacionales, para un bajo Índice de conflictos interpersonales y el acatamiento de disposiciones laborales, respeto de las diferencias y de los conductos regulares y líneas de autoridad. Efectividad de trabajo en equipo, demostrando actitud de colaboración y cooperación con las áreas técnicas.
· Comunicación: Escribir efectivamente/Compartir conocimientos; Escribe ideas de forma clara, estructurada, lógica y creíble; redacta y apoya el desarrollo de directrices, políticas y procedimientos. Comparte información relevante abiertamente y garantiza que se comprenda la información compartida; considera el intercambio de conocimientos como un método de trabajo constructivo y demuestra conocimiento de la Organización. Escritura a nivel técnico. Fluidez de presentación de ideas, predisposición a compartir conocimientos, permitiendo la expresión de ideas a los demás, tomando tiempo para entender y considerar los puntos de vista que se expresen.
· Producir resultados: Trabajar de manera eficiente e independiente. Ofrecer resultados de calidad. Supervisa el trabajo propio de manera sistemática y eficaz, asegurando los recursos y resultados necesarios. Resolver consistentemente los problemas propios y de manera efectiva según sea necesario. Demuestra responsabilidad por el trabajo, articula explícitamente las lecciones aprendidas para beneficio propio y del equipo. Enfoque en producción de resultado conforme a los objetivos y productos establecidos con su supervisor.
· Garantizar el uso eficaz de los recursos: Establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos para su desempeño, aporte al equipo y/o la Organización.
· Anticipa cambios previsibles y adapta los proyectos propios con aportes al equipo ante circunstancias y/o desafíos imprevistos; crea medidas y criterios para monitorear el progreso de los productos establecidos; crea y aporta soluciones rentables para la Organización.
· Crear y promover alianzas en toda la Organización y fuera de ella: Desarrollar redes y asociaciones, fomentar la colaboración. Contribuye con la construcción de asociaciones y alianzas estratégicas con una amplia gama de partes interesadas clave para garantizar los resultados y el éxito de la organización.
Conocimientos Técnicos Especializados
- Manejo de software ERP y plataformas digitales
- Capacidad para elaborar planes de adquisición, actualizar cronogramas, estimaciones de costos alineados con objetivos financieros y requerimientos.
- Comprensión integral del ciclo logístico humanitario, desde la planificación de adquisiciones hasta la distribución en escenarios de emergencia.
- Familiaridad con los procedimientos de compras y adquisiciones de ONGs, organismos internacionales y socios locales.
- Conocimiento y manejo del cumplimiento normativo sobre regulaciones locales e internacionales aplicables a adquisiciones, logística y control de calidad.
- Manejo de documentación legal, permisos sanitarios y franquicias diplomáticas para transporte internacional.
- Seguimiento de entregas y control de incidencias: Capacidad para monitorear pedidos y resolver problemas con rapidez, asegurando cumplimiento de plazos y calidad.
- Investigación de mercado y tendencias: Analizar comportamiento del consumidor, demandas del mercado y estrategias de competidores para tomar decisiones informadas de compra
- Gestión de proveedores: Evaluar, seleccionar y mantener relaciones estratégicas con proveedores locales e internacionales. Incluida experiencia en la identificación y evaluación de proveedores que cumplan con estándares ambientales, como prácticas de producción limpia, uso de energías renovables y reducción de residuos.
- Sostenibilidad y huella de carbono: conocimientos sobre emisiones de CO₂, impactos ambientales de la cadena de suministro, ciclo de vida de los productos y métricas de sostenibilidad.
Educación
Esencial: Título universitario en Administración de Empresas, Comercio, Finanzas, Ingeniería, Logística o áreas afines.
Deseable: Diplomado, Estudios Avanzados o Especialización en Compras, gestión o cadena de suministros, logística humanitaria. Certificación CIPS se considerará como una ventaja.
Experiencia
Esencial: Experiencia mínima de tres (3) años en compras, cadena de suministros o administración.
Deseable: Experiencia en Gestión de adquisiciones, Cadena de suministros, administración o logística, en organismos internacionales, Naciones Unidas, ONG.
Idiomas
Muy buen manejo del español hablado y escrito. Inglés funcional para el trabajo.
Conocimiento de sistemas de tecnología e información
Esencial: Buen manejo de las aplicaciones de Microsoft office 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint y Outlook), así como el uso de plataformas virtuales como Teams, Zoom entre otras. Conocimiento de sistemas operativos y manejo de otros programas como Visio, Microsoft Sharepoint y Project.
Deseable: ERP y software de gestión de compra.
Otros
- Se requiere candidatos/as con disponibilidad inmediata.
- Esta consultoría es a tiempo completo y de duración limitada, con posibilidad de extensión sujeto a desempeño y presupuesto del proyecto.
- El pago de honorarios se realizará por productos entregables (Especificados en la Sección 3 – Términos de Referencia) con base a la categoría para consultores en la Banda B, por una suma global de USD 11885,25 más cobertura de un seguro de accidentes y enfermedades de emergencia.
- Esta posición está disponible para ciudadanos venezolanos/as y residentes permanentes en Venezuela con permiso de trabajo vigente.
ADDITIONAL INFORMATION